Советы и примеры внедрения по ВКК

ВКК – это 90% разовых усилий и 10% на сопровождение выстроенной системы

В ВКК 90% (прописью пишем, чтобы лучше запомнилось -- ДЕВЯНОСТО ПРОЦЕНТОВ) усилий носят разовый характер на постановку ВКК. А оставшиеся 10% - на поддержание ВКК «на плаву».

Для того, чтобы предпринять эти 90% разовых усилий, можно потратить несколько лет на многократные попытки вырастить (или менять раз за разом) собственного специалиста с нужными компетенциями, который методом проб и ошибок добьется нужного результата. Все эти годы Вы будете трепать свои нервы, испытывать чувство разочарования, терять собственное время и силы. При том, что работы-то носят разовый характер. Вопрос -- зачем Вам выращивать в Вашей клинике собственные глубокие компетенции, которые потом Вам окажутся не нужны?

Не верьте тем, кто будет Вам говорить о том, что ВКК внедряется не один год. На самом деле практически в любой клинике (за исключением крупных федеральных медцентров) внедрение ВКК вполне уложится в полгода при правильной организации работ под руководством опытных экспертов. И это совершенно не зависит от уровня готовности Ваших работников. Слышите? Полгода! Ну, 9 месяцев максимум, если внутри периода окажутся летние отпуска. А дальше будет только проведение ВКК, те самые 10%. То есть, Ваша задача -- быстро и организованно пройти вместе с тренером 90% пути, а дальше по проторенной, накатанной лыжне бодро наматывать ежегодные круги. Или в желобе как бобслеисты. Вам же в желобе никуда не отклониться? Ну, так и доедете до конца (года). И катайтесь себе дальше на здоровье.

Конечно, внешние эксперты -- это Ваши дополнительные расходы. Конечно, Вам есть на что потратить деньги. Но почему бы не на ВКК? Ведь оно стоит того, ВКК -- достойная цель. Кроме того, эти затраты вполне могут быть в разумном диапазоне - за все про все 300 - 400 -- 500 т.р. (в зависимости от масштаба клиники и профилей медпомощи в ней). Внимание! Затраты от 300 до 500 т.р. в течение 6-9 месяцев. И все! Больше затраты на ВКК не понадобятся. Разве это не реалистичный проект?

Так или иначе, но Вы все равно регулярно несете затраты (хотя бы в виде собственного времени и своих сотрудников) на попытки проводить ВКК, только без явного результата. Потратьте 1 раз и правильно - на годы вперед.

Тем, кого я не убедил -- попробуйте сделать над собой небольшое усилие и снова перечитать этот текст.

Тайминг проекта ВКК

Вот как традиционно распределяется поэтапно время в правильно организованном проекте внедрения ВКК:

Этап 1) Разработка базового комплекта приказов, инструкций, порядков и планов по организации ВКК -- 3 недели.

Этап 2) Разработка Порядков проведения основных мероприятий ВКК -- Плановых проверок, Сбора и анализа статданных по КБМД, Учета и анализа нежелательных событий при осуществлении меддеятельности, Мониторинга наличия ЛП и МИ с учетом стандартов и на основе КР, Анализа информации о побочных действиях и нежелательных реакциях на ЛП, Анализа информации о побочных действиях и нежелательных реакциях на МИ -- 2.5 -- 3 месяца.

Этап 3) Запуск и апробация вышеперечисленных мероприятий ВКК -- 3 месяца.

Этап 4) Подготовка и апробация типовой отчетности о проведении мероприятий ВКК -- не позднее 6 месяцев с даты начала проекта.

Этап 5) Инвентаризация наличия в клинике предписанных Росздравнадзором Приказов, СОПов, инструкций и др. документов по КБМД, их актуализация и разработка отсутствующих -- выполняется параллельно с этапами 2 -- 4, результат - первоочередная группа из не менее 60-80 нормативных документов.

Обязательное условие для реализации проекта со стороны руководства клиники -- наличие добросовестного, расторопного и опытного уполномоченного по КБМД и его поддержка со стороны Главного врача. И все! Темп проекта -- спокойный, но без длительных пауз.

При желании можно дополнить проект изначальным его нацеливанием на решение первоочередных проблем с КБМД. То есть ВКК не только ради исполнения лицензионного требования и законодательства в расчете на будущий эффект, а сразу ВКК как инструмент воздействия на текущую проблематику с КБМД, ради немедленного практического эффекта.

Также проект можно дополнить этапом внедрения клинических рекомендаций (он тесно связан с ВКК, поскольку внедрение КР является одним из направлений ВКК). В этом случае роль СОПов будут выполнять локальные клинические протоколы и чек-листы контроля соблюдения КР.

Дополнительный положительный эффект, наступающий в трети проектов по внедрению ВКК: у уполномоченного по КБМД наступает просветление в голове по вопросу устройства и функционирования ВКК, он входит во вкус работы над качеством и становится способным поддерживать ВКК в клинике на плаву в долгосрочной перспективе. Правда, вместе с этим нередко повышается его самооценка как редкого, ценного специалиста, и он может начать косить глазом в сторону другой клиники. Будьте бдительны! )

Но даже если это случатся, ничего страшного, потому что система ВКК уже будет создана в Вашей клинике, и останется ее только подхватить. Как я Вам раньше и рассказывал, большинство работ по созданию ВКК выполняются один раз и могут быть отчуждены от непосредственных исполнителей. T.e., выращивать собственного суперспециалиста для начала работ по ВКК Вам не нужно, а по результатам проекта в зависимость от персонала Вы не попадете. Наоборот, это у Вас появятся новые эффективные рычаги воздействия на персонал.

Как автоматическое тестирование персонала сокращает трудоемкость плановых проверок ВКК и повышает их практическую ценость

В реализуемых нами проектах традиционно проявляет себя во всей красе одна из важных работ в рамках создания системы ВКК, которая имеет синергетический эффект. Благодаря которой персонал как в пылесос буквально засасывается сам собой (!) в воронку ВКК. Сейчас подробнее расскажу о чем речь.

Но для начала немного общей информации – постулатов Систем Менеджмента Качества (СМК), к которым относится ВКК.

ВКК -- это не только и не столько про наличие в Вашей клинике приказа об организации ВКК, СОПов, Инструкций, Порядков и прочих нормативных документов по КБМД. Хотя документарная база КБМД, конечно, необходима, но далеко не достаточна.

ВКК -- это про то, насколько Ваш персонал знает и исполняет установленные требования по КБМД. Иными словами, если даже у Вас есть документы по КБМД, но персонал про них не знает, или не знает что там у них внутри, то реальной пользы от Вашей системы ВКК будет маловато. Таким образом, пороговый эффект имеет реальное знание персоналом содержания нормативки по КБМД. А затем вытекающее из этих знаний осмысленное их применение, т.е. соблюдение требований к КБМД.

Контроль знаний персонала согласно требованиям Росздравнадзора должен выполняться внутренними аудиторами в виде опросов, регулярно в ходе ежеквартальных плановых проверок - самого монументального мероприятия ВКК. Однако на практике такие опросы объективно являются узким местом и вот почему.

1) Опрашивается только небольшая часть выборочно отловленного и зажатого в угол персонала.

2) Никакой внутренний аудитор во время проверки на бегу не сможет осмысленно и системно задать разным людям не менее 10 (не говоря уже о 20) соответствующих вопросов из разных областей КБМД и тем более объективно оценить качество ответов, а также успеть объяснить опрашиваемым -- где они с ответами промахнулись.

3) Эти опросы занимают немалое время аудиторов при проверках, которого как всегда не хватает.

В итоге опросы, как правило, -- это самая большая формалюга в составе плановых проверок. Времени и сил занимают много (и у аудиторов, и у персонала), а толку -- около нуля. И так будет всегда, если пытаться эти опросы проводить традиционным способом, «в лоб».

Какую альтернативу мы предлагаем:

Мы делаем 2 автоматических теста (один для врачей, второй для СМП) для начала по 60-80 вопросов каждый по первоприоритетным для клиники направлениям ВКК сразу. Размещаем их на нашем учебном портале и даем всему персоналу доступ к тестам. В это же время администрация клиники со своей стороны в квартальный приказ о проведении плановой проверки включает пункты «Всему персоналу в период проверки с 12 по 20 февраля пройти автоматическое тестирование по вопросам КБМД» и «Установить проходной балл для автоматического тестирования 17 из 20 возможных».

Как это работает: Внутренние аудиторы полностью освобождаются от опросов знаний нормативки по КБМД и могут больше времени уделить проверке медицинских карт, журналов, контролю соблюдения правил хранения ЛП и т.п. А персонал в течение 10 рабочих дней периода проверки сам выбирает удобное для него время и проходит автоматическое тестирование. При тестировании из 60-80 вопросов будут каждый раз случайным образом отбираться 20. Набрать с первого раза проходной балл смогут далеко не все. Это приведет к необходимости повторно пройти тест, а потом еще раз и еще (количество попыток не ограничивается). В итоге автоматический тест будет мурыжить проверяемого, пока правильные ответы не втемяшутся в голову, пока он не наберет проходной балл. При этом в каждой попытке тестирования будут каждый раз разные 20 вопросов по разным направлениям ВКК. Это и будет реальная проверка знания СОПов, инструкций и других документов КБМД.

В итоге у Вас плановая проверка ВКК будет параллельно проводиться сразу на 3-х уровнях. На первом -- Уполномоченный по КБМД с контролем наличия и актуальности локальных НПА по КБМД, заключенных договоров с контрагентами и проч. На втором -- внутренние аудиторы с чек-листами в руках. На третьем -- персонал самостоятельно участвует в процессе автоматического тестирования поголовно каждый квартал. При такой организации ВКК снижается нагрузка на Администрацию и внутренних аудиторов, а персонал точно будет в ВКК вовлечен. В итоге, плановая проверка потребует меньше сил и отвлечения от лечебно-диагностического процесса, а эффективность ее будет выше. Мы же все к этому стремимся, правда?

Что еще важно: каждая попытка тестирования автоматически документируется учебным порталом. И можно будет удобно подбить статистику -- какие вопросы вызывают наибольшие сложности, а потом спланировать разбор полетов и дообучение. Кроме того возникнет мотивация (кто лучше прошел тест, а кто хуже, какие подразделения в лидерах, а какие в отстающих). Что еще интересно -- можно при тестировании установить режим случайной последовательности вариантов ответов. В этом случае не получится делать и использовать подсказки, что в вопросе таком-то правильный вариант ответа №5. То есть, обмануть систему тестирования не получится.

Есть еще один интересный эффект от организации такого тестирования -- придется по ходу дела обнаружить (инвентаризировать) СОПы, инструкции и другие нормативные документы по КБМД, чтобы отобрать в них критичные тезисы для переноса их в тестовые вопросы. Заодно мы как опытные люди посмотрим сами документы, так ли они хороши. Это тоже полезное дело, расскажем Вам если что - как там внутри на самом деле. 😊

Гибкие варианты помощи по ВКК

Наши очередные рекомендации по ВКК для тех из Вас, кто снова готовится «начать делать зарядку с ближайшего понедельника». У кого ВКК применяется фрагментарно или от случая к случаю и пока не сложился в единую систему, но кто хочет эту ситуацию переломить в свою пользу. Как правило, главная причина «незавершенного строительства» ВКК не в ответственном (уполномоченном) за ВКК и не в его нежелании. А в том, что ВКК -- это объективно сложная, многоплановая и специфичная деятельность. Когда нет опыта - что, когда, в какой последовательности и как внутри ВКК должно делаться - то можно потратить много сил и все равно не получить нужного результата. Подглядеть не у кого, потому что другие клиники делятся своим опытом, как правило, неохотно. Если у Вас вообще есть в поле зрения такие клиники, в которых ВКК реально работает. С другой стороны, работающий ВКК -- очень индивидуальная система, учитывающая специфику конкретной клиники. Чужие документы по ВКК (хоть сам ищи в интернете, хоть в системе «Главный врач» бери) один в один тоже использовать практически невозможно, нужно адаптировать под себя, а как? Беда ...

Однако, на самом деле не все так безнадежно. Вам надо помнить главное: ВКК овеществляется в отчетности о произведенных контрольных действиях. Хорошая для Вас новость заключается в том, что действия эти из года в год повторяются. Поэтому как только Вы обзаведетесь собственным индивидуальным годовым комплектом отчетности по ВКК (ежеквартальной и полугодовой), так сразу Вам станет понятен обязательный минимум мероприятий ВКК в Вашей клинике. То есть, Вам надо будет из года в год просто делать так, как написано в Ваших собственных документах по ВКК с учетом специфики Вашей клиники. Документах, которым Вы будете доверять. И соблюдение которых Вы сможете контролировать. Что-то понемногу совершенствуя от года к году по мере необходимости.

Этот годовой комплект отчетности не высасывается из пальца, а делается на основе экспертного опыта. Какие здесь для Вас возможны варианты (по степени убывания Вашего личного участия в налаживании ВКК в Вашей клинике):

1) Мы, как поставщики готовых документов под ключ, можем подготовить для Вас готовый годовой комплект отчетов с учетом Вашей специфики (будем терзать Вас вопросами, пока не разберемся в ней) и научим Вас пользоваться отчетами. А дальше Вы сами будете их применять.

2) Мы можем в дополнение к варианту 1 предложить Вам комплексное сопровождение ВКК в Вашей клинике. Это как внешний управляющий по ВКК, до тех пор пока Вы не вырастите у себя собственного специалиста по ВКК, который сможет самостоятельно управлять ВКК. Это наша новая, достаточно популярная услуга.

3) Если в Вашей клинике уже есть специалисты по качеству, мы можем подтянуть их компетенции до экспертного уровня, обучив их премудростям ВКК и секретам профессии.

4) Если у Вас нет выделенного специалиста по качеству, мы можем с нуля подготовить из Вашего сотрудника уполномоченного по ВКК.

5) Мы можем «взять на буксир» Вашего уполномоченного по качеству в рамках поквартального консультационного сопровождения (он спрашивает по мере необходимости -- мы отвечаем и советуем). Эта наша услуга назыввется "Наставник по ВКК".

По каждому из вариантов будет разработан конкретный план действий, который будет с Вами согласован. В зависимости объема плана будет определяться его стоимость. При этом стартовая стоимость каждого из 5 вариантов начинается от 19000 руб. (а где-то ей и заканчивается - например, вариант 4). То есть, по любому из 5 предложений Вы гарантированно получите полезный практический эффект, вложив хотя бы 19000 руб.

Как трагедия в частной стоматологии обернулась проверкой ВКК Росздравнадзором или снова "профилактика важнее лечения"

Вот показательный случай из реальной жизни (можете сами найти в интернете). Далее цитата из СМИ: «В Тюмени готовится суд над стоматологической клиникой "М-Вита", где скончался пациент прямо во время приёма от анафилактического шока. Росздравнадзор провёл собственную проверку, в ходе которой выявил множество нарушений. В клинике не оказалось некоторых медицинских изделий, необходимых для оказания заявленных услуг. Из-за этого клиника не исполняла порядки оказания помощи, что ведёт к нарушению доступности и качества этой самой помощи. Кроме того, внутренний контроль качества и безопасности медицинской деятельности проводился ненадлежащим образом. Контрольный орган пришел к выводу о наличии признаков состава административного правонарушения, выразившихся в грубом нарушении Обществом лицензионных требований и условий при осуществлении медицинской деятельности. Компании грозит штраф до 200 тысяч рублей или приостановка деятельности на 90 суток.»

Наш комментарий.

Итак, в клинике внешне все было хорошо, как вдруг все стало хуже некуда. Обратите внимание на 3 факта:

1) случиться с кем угодно может что угодно - стартовое нежелательное событие, как правило, клинике не подвластно;

2) в случае внеплановой проверки РЗН проверяет в первую очередь соблюдение лицензионных требований;

3) каким бы ни было выявленное нарушение, ставшее поводом для внеплановой проверки, одновременно по сложившейся практике РЗН проверяет состояние ВКК в клинике (осуществление ВКК в клинике также является лицензионным требованием). При этом ВКК является настолько масштабным предметом проверки, что клинике успешно пройти ее без подготовки абсолютно точно не получится.

И только 3 обстоятельства помогут смягчить удар:

- если в клинике есть Уполномоченный по КБМД, который «держит тему» ВКК, способен ответить как минимум на базовые вопросы проверяющих;

- если в клинике есть реальная годовая отчетность по ВКК, предписанная приказом 785н;

- если Уполномоченный по КБМД способен прокомментировать эту отчетность и тем самым убедить проверяющих, что ВКК в клинике фактически осуществляется.

Поэтому не ждите, пока гром грянет. Помните, что большинство действий по созданию системы ВКК в клинике выполняется один раз и навсегда. Сделайте их правильно, разберитесь и освойте тему ВКК. А дальше просто поддерживайте Ваш ВКК на плаву (это гораздо легче создания ВКК) и годами живите спокойно.

Последнее соображение -- превентивное создание системы ВКК обойдется Вам дешевле, чем штраф 200 т.р. Кстати, выплата штрафа не освобождает от устранения замечаний РЗН и повторной проверки состояния ВКК. Причем с первого раза устранить замечания может не получиться ... Так что и на ВКК распространяются слова доктора Бубновского «профилактика важнее лечения».

Руководителям медицинских холдингов: финансовое нормирование медицинской деятельности и выравнивание затрат структурных подразделений и филиалов

По нашему опыту, хозяева медицинских сетей и холдингов не могут не столкнуться по ходу их "строительства" с проблемой выравнивания затрат на однотипные виды деятельности в разнородных бизнес-единицах.

Наша компания имеет значительный опыт финансового нормирования такой деятельности применительно к сетям подведомственных учреждений региональных министерств в социальной сфере (соцзащита, образование, культура, автодор и прочая; здравоохранение в меньшей степени, но принцип тот же). В этих сетях было и есть учреждений каждой твари по паре или по 15-20 в разных группах. Так что нам приходилось сталкиваться с самыми разными ситуациями. Проекты все были публичные, оплошать было нельзя, и мы везде показали себя на высоте.

Суть подобных проектов - сначала проектирование номенклатора видов деятельности, затем описание и количественное поэтапное нормирование видов деятельности (натуральные нормативы по отдельным услугам и работам). А затем ретроспективная привязка (за последние год-два) количественных результатов деятельности к финансовым затратам в разрезе организаций, их отдельных структурных подразделений и тех самых видов деятельности. Иными словами, это сначала описание «бизнес-процессов», а затем такое специфичное, кропотливое копание в цифрах бухучета, разнесение их по местам возникновения затрат и видам деятельности плюс выявление действительного назначения «мутных» затрат. А затем нормирование затрат и умножение их на количественные результаты прошлых периодов.

В итоге Вы сможете сравнить расчетные теоретические затраты (на основе нормативов) с фактом прошлого периода и текущими затратами. При взвешенном подходе получаются очень интересные цифры отклонений, которые в количественном выражении вызывают непреодолимое желание что-то с ними сделать (или кого-то убить). Или потребовать от руководителей подразделений объяснить причину образования весомых диспропорций во вверенном им хозяйстве.

В результате анализа Вы сможете расчетным образом, объективно и обоснованно установить финансовые нормативы и дифференцирующие коэффициенты для структурных подразделений и филиалов. В итоге возможна финансовая оптимизация в целом по группе, улучшение производственной дисциплины и целеполагания. Еще и бухучет сделаете более прозрачным, добавите аналитических разрезов для себя. Это если совсем кратко. На самом деле во всей этой кухне много нюансов, специфичных практических приемов и т.п., то есть всего того, что вырабатывается с многолетним опытом. Вот такой опыт у нас и есть.

Это проект продолжительностью примерно полгода (чтобы горячку не пороть). Можно обойтись на начальном этапе без приобретения дорогостоящего специального софта, достаточно MS Excel. В результате получится расчетная модель нормативных затрат из связанных таблиц, которую можно будет поддерживать и актуализировать от года к году.